¿Alguna vez se sentó frente a su computadora buscando un documento, sabiendo que estaba allí, la pregunta es: “Dónde?” La respuesta se complica increíblemente si el documento es un archivo adjunto que alguien le envió desde la cuenta de correo electrónico de otra persona.

Además de organizar el papel adicional que resulta de nuestra nueva tecnología, ahora también tenemos que organizar la tecnología en sí. ¿Sabías que el 80-95% de la información con la que trabajamos a diario se genera a través de correo electrónico y archivos electrónicos?

Cómo funciona el archivo informático

Su computadora es básicamente un archivador electrónico. Esto es cierto independientemente del tipo de sistema operativo que use su computadora, qué tipo de interfaz gráfica usa para mostrarle cómo están organizadas las cosas, qué herramientas están disponibles para usted y qué tipo de palabras o íconos usa para identificar y describir el características de esas herramientas. Ya sea que use un programa basado en Windows o un Macintosh, los principios para organizar los programas y la información son básicamente los mismos.

El problema con las computadoras es que la información no está organizada según cómo trabajamos y pensamos. Está organizado por formato o fuente de aplicación (correo electrónico, documentos, páginas web, contactos, etc.). Sin embargo, comprendemos por tema, persona, empresa, proyecto y algunos otros criterios apropiados para el trabajo que hacemos.

Lo que muchos usuarios de computadoras pasan por alto es que con la tecnología actual todos tenemos las ventajas del nombre de archivo de 255 caracteres, que puede ser una combinación de palabras y frases clave. Esta función, más la capacidad de búsqueda de la computadora, le da acceso a una poderosa herramienta de organización que puede ahorrarle horas de tiempo buscando o recreando información que ya existe.

“El correo de hoy es el archivo de mañana” Uno de mis principios primordiales de Paper Tiger es “El correo de hoy es el montón de mañana”. ¿Cómo aplica esto a su computadora? Si tiene una computadora llena de archivos no identificables y pierde más tiempo del que puede permitirse buscando lo que necesita, la manera más fácil de salir del atolladero es comenzar de nuevo.

Qué significa eso? ¡Ignore todos sus archivos antiguos! Diseñe su nuevo sistema de archivo informático, utilizando los principios que voy a describir. Luego, vuelva a archivar sus archivos antiguos en el nuevo sistema según los necesite o haga una copia de seguridad de ellos en algún otro medio o elimínelos.

¿Cómo se diseña un sistema de archivo informático eficaz? Primero, recuerde uno de los principios más importantes (y olvidados) de la organización de archivos de computadora: el valor de una computadora es que le permite usar un archivo nuevamente, ¡pero solo si puede encontrarlo nuevamente! A veces, es posible que simplemente desee imprimir otra copia. En otras ocasiones, es posible que desee actualizar o cambiar el documento de alguna manera, o extraer partes del mismo para crear un nuevo documento. En cualquier caso, la clave para encontrar la información que necesita son las palabras clave.

Configuración de su sistema de archivos informáticos

El primer paso para tener éxito en la recuperación de archivos fácil es apuntar todos los archivos a un directorio. Windows creó “Mis documentos” para ese propósito, pero puede crear otro directorio. Además de facilitar considerablemente la recuperación de la información que necesita, esta técnica proporciona otro beneficio importante. Es mucho más sencillo hacer una copia de seguridad de sus datos para archivos o para transferirlos a otras ubicaciones.

Así que aquí está mi sistema, o lo era, hasta que descubrí otra gran herramienta de productividad (ver barra lateral): uso Mis documentos. Luego creo un subdirectorio para cada uno de los programas informáticos que uso, como Word, Excel, Power Point, Paper Tiger, Access, QuickBooks, etc.

Si no mantiene muchos archivos electrónicos, puede ignorar la opción de crear subdirectorios y mantener todos sus archivos en un directorio. Pero si tiene muchos archivos, sería como tirar todas sus herramientas en su garaje y luego pasar horas buscando un destornillador.

Además, puede crear subdirectorios adicionales para proyectos, clientes o categorías de trabajo. Pero tenga cuidado, esto puede causarle problemas. Por ejemplo, si creo un subdirectorio para Clientes y un subdirectorio para Artículos, y luego escribo un artículo para un cliente, ¿dónde lo presento? Cuantos menos directorios, menos lugares donde buscar, y pronto verá cómo las palabras clave le permitirán encontrar cualquier archivo en su computadora en unos segundos.

Nota: si está trabajando en una computadora en red, puede elegir entre varias unidades. Es posible que su organización ya haya tomado esta decisión sobre qué unidad utilizar. Por ejemplo, todos los archivos de interés comercial mutuo o utilizados por una sola división de la empresa pueden archivarse en una unidad, mientras que los archivos de trabajo privados de los empleados pueden archivarse en otra.

En cualquier caso, no complique demasiado su estrategia. Por ejemplo, probablemente sería más confuso que útil enviar proyectos separados a unidades separadas, cuando hay espacio para todos en la misma unidad, especialmente si todos están relacionados con el mismo rol o cliente en su vida laboral.

El poder de las palabras clave En los primeros días de las computadoras y DOS, los archivos tenían que ser nombrados con ocho letras y una extensión de 3 caracteres. Como resultado, adquirimos el hábito de crear abreviaturas para nombrar documentos. El problema (como con los archivos en papel) es que a menudo no pensamos en el mismo nombre cada vez que buscamos el documento. Afortunadamente, ¡ya no tenemos esa limitación! La buena noticia es que ahora tiene hasta 255 caracteres para nombrar un archivo, y el nombre puede ser una combinación de palabras y frases.

Por ejemplo, cuando estoy escribiendo este artículo, lo guardo en Mis documentos / Word. Lo nombro: Organizing Your Computer Files, artículo, 2003, sitio web, DJ Watson, editor. Cualquiera de esas palabras podría ser útil para mí cuando yo, o alguien más, trate de encontrar el archivo dentro de unos años.

En otras palabras, para determinar cómo nombrar un archivo, utilice la misma técnica que la de los archivos en papel: Pregúntese: “Si quiero este archivo nuevamente, ¿en qué palabra pensaré primero?” Ingrese esa palabra primero y luego cualquier otra palabra o frase que pueda ayudarlo a recuperar ese archivo. Puede separar las palabras identificativas con comas o punto y coma. (No se permiten algunos signos de puntuación y símbolos).

Encontrar su archivo electrónico – ¡en 5 segundos o menos!

Digamos que estoy fuera de la ciudad y mi asistente necesita encontrar este artículo. Puede ir al menú Inicio, Buscar, Mis documentos y escribir cualquiera de las palabras que utilicé para describir el artículo, ¡listo! Está ahí, ¡en segundos!

Mi golpe electrónico favorito: un editor de una publicación bancaria llama para decir que le gustaría un artículo para su boletín (¡hoy, por supuesto!). Hago una búsqueda en “Artículo” e instantáneamente tengo una lista de cada artículo en mi computadora. Escaneo la lista rápidamente y veo un artículo que escribí para un boletín de bienes raíces, que puedo adaptar fácilmente, ¡en una fracción del tiempo si me llevaría a escribir un nuevo artículo!

La información es poder, ¡si puede encontrarla cuando la necesita! (¡Y realmente te sentirás satisfecho cuando otros también puedan encontrarlo!)