El tiempo es nuestro recurso más valioso. El tiempo es más valioso que el dinero. El dinero se puede perder y recuperar. Una vez que perdemos tiempo, nunca lo recuperamos. Cuando se trata de gestión del tiempo, todo el mundo juega al ajedrez o a las damas. El juego de ajedrez está diseñado para los proactivos. El jugador de ajedrez exitoso está pensando dos o tres movimientos por delante en comparación con el jugador de damas que solo se concentra en el movimiento directamente frente a él. ¿A qué juego estás jugando? Déjame compartir una historia para ayudarte a decidir. Yo era el gerente de un taller de reparación de automóviles. Mi técnico superior me dijo con un mes de anticipación que dejaba mi organización. Me dijo el 1 de mayo que su último día sería el 31 de mayo, tiempo de sobra para encontrar un reemplazo. ¡Comencé mi búsqueda de una nueva tecnología el 30 de mayo a las 4:00 pm! Lamentablemente, estaba jugando a las damas. La pregunta es, ¿cómo podemos evitar jugar a las damas y aprovechar mejor nuestro tiempo? Steven Covey, en su libro The Seven Habits of Highly Effective People, divide la gestión del tiempo en cuatro cuadrantes. Revisaré estos cuadrantes en este artículo. Al comprender las áreas que Covey destaca, comprenderemos a qué juego estamos jugando realmente.

Cuadrante n. ° 1: importante y urgente

La razón principal por la que terminamos jugando a las damas es que esperamos hasta que una tarea se vuelve importante Y urgente antes de comenzar. Cuando necesitaba un técnico y no comencé a buscar hasta el último minuto, estaba operando fuera de este cuadrante. Esto es lo que conduce a la extinción de incendios. Esperar hasta que se agote el flujo de efectivo para comenzar un plan de marketing y no poder equilibrar los neumáticos porque retrasamos el pedido del peso de las ruedas son otros ejemplos comunes que nos pondrán en modo de extinción de incendios. En el pasado, parecía que conducía al trabajo en un camión de bomberos rojo. Si se encuentra simplemente reaccionando a lo que le trae el día, es posible que tenga un camión de bomberos rojo estacionado en su camino de entrada.

Cuadrante n. ° 2: importante y no urgente

Este es el cuadrante de los jugadores de ajedrez. Al realizar tareas que son importantes PERO NO urgentes, usted se posiciona para controlar su tiempo y no dejar que el tiempo lo controle a usted. Implementar una estrategia de reclutamiento ANTES de tener una vacante, planificar sus actividades de marketing en un calendario de marketing y escribir sus actividades diarias para el día siguiente a medida que cierra el día actual, son ejemplos de cómo operar en este cuadrante. Tenemos la oportunidad de ayudar a nuestros clientes a jugar al ajedrez. Podemos ahorrarles tiempo y dinero comunicándoles el valor de invertir en un programa de mantenimiento para su automóvil. Venir cada tres meses para mantenimiento es importante pero no urgente en comparación con tener que comprar un motor nuevo que se incluiría en el primer cuadrante. Piense en cuánto mejorarían nuestros negocios si todos jugáramos al mismo juego.

Cuadrante # 3 – No es importante pero urgente

Las interrupciones diarias y las llamadas telefónicas y los correos electrónicos específicos se incluyen en esta categoría. A menudo, la falta de delegación eficaz nos mantiene operando en este cuadrante. Como corredores de negocios, a veces caemos en la trampa de pensar que tenemos que resolver cada inquietud, trabajar en cada automóvil y satisfacer a cada cliente nosotros mismos. Si comparamos nuestras actividades diarias con el gran esquema de nuestra visión empresarial, podemos encontrar que muchas de las cosas en las que nos involucramos no son importantes. Descubrí esto hace muchos años mientras estaba en mi primera asignación de Gerente de Distrito. Inicialmente, me encontraba hablando con tres o cuatro clientes por día sobre problemas que deberían haberse resuelto a nivel de tienda. Manejé diecisiete ubicaciones en ese momento. Los gerentes acudían a mí para pedirme orientación y participación en temas muy básicos. Iba a casa todos los días frustrado y fatigado. Entonces, un día, cuando uno de mis gerentes se acercó a mí con un problema básico, le hice la siguiente pregunta poderosa: ¿Qué crees que deberíamos hacer para resolver esto? Para mi sorpresa, tenía la respuesta. Luego le agradecí por manejar la situación y le dije que me informara sobre el resultado final. Adoptar este enfoque me permitió jugar el juego que quería y devolver mi camión de bomberos a la estación de bomberos a la que pertenece. Hará lo mismo por ti.

Cuadrante # 4: No es importante ni urgente

El trabajo ajetreado, las pérdidas de tiempo y ciertas llamadas telefónicas y correos electrónicos entrarían en esta categoría. Como propietario, cualquier tarea que no sea importante o urgente es una distracción. Es importante para nosotros identificar y eliminar esas distracciones diarias que todos tenemos. La pregunta que debemos hacernos es ¿cómo se alinea la actividad con la visión que tengo para el negocio? Si no podemos encontrar una respuesta, entonces la actividad cae en este cuadrante y debe eliminarse. Debemos tener cuidado de no permitir que nuestra gente pase tiempo en este cuadrante. Muchos de los propietarios de las tiendas con las que hablo tienen una “política de no teléfonos móviles” en sus tiendas. Esto puede ayudar a evitar que nuestra gente juegue a las damas en el reloj. Vivimos en la era de los teléfonos inteligentes, los mensajes de texto y las redes sociales, que pueden ser distracciones importantes. La política del teléfono celular es un gran ejemplo de cómo eliminar distracciones innecesarias.

Recuerdo al personaje principal interpretado por Tim Robbins en la película The ShawShank Redemption. Estaba cumpliendo cadena perpetua por un crimen que no cometió y escapó de la cárcel de manera sorprendente después de 20 años. Cada día escarbaba en la pared de su celda, una tarea que era importante pero no urgente. Cada día, se apegó a esta disciplina sin permitir distracciones innecesarias. El personaje de Tim estaba jugando al ajedrez y eso le permitió pasar al siguiente nivel. ¿Qué juego quieres jugar?