Nadie es más insufrible que el que carece de la cortesía básica. -Bryant H. McGill

¿Alguna vez envió un correo electrónico a un colega sin recibir un reconocimiento de que se recibió el correo electrónico? ¿Ha publicado un comentario amable en uno de los diversos foros de redes sociales sobre alguien y nunca recibió un “Gracias” de esa persona? Por supuesto, existe la posibilidad de que la persona nunca haya visto su comentario, pero ¿qué pasa si el comentario fue visto y aún así no le agradeció? ¿Alguna vez asistió a una reunión en el trabajo donde todos los participantes trajeron sus computadoras portátiles o dispositivos inteligentes, y pasaron la mayor parte de la reunión haciendo otro trabajo? Asimismo, ¿ha asistido a una reunión a través de una audioconferencia en la que la mayoría de las personas que asistieron obviamente realizaban múltiples tareas y no prestaban atención a la discusión? En este caso, la señal reveladora de que alguien no está prestando atención es cuando no responde cuando se le hace una pregunta. Entonces, la pregunta se vuelve a hacer y la persona finalmente responde: “Lo siento, estaba en silencio”.

INTRODUCCIÓN

Parece que la cortesía y los modales comunes han comenzado a decaer, especialmente a medida que la sociedad aumenta el uso de la tecnología. En muchos aspectos, la tecnología ciertamente ha hecho que nuestras vidas sean mejores y más simples. Podemos comunicarnos con una gran cantidad de personas en todo el mundo tan fácil como comunicarnos con un vecino a dos casas de distancia. Podemos acceder a casi cualquier información en cualquier momento a través de nuestros dispositivos inteligentes e Internet. La tecnología actual es verdaderamente notable; sin embargo, ¿existe una relación proporcional inversa entre el aumento en la disponibilidad de tecnología y la cortesía común o los buenos modales?

DESEANDO CORTESÍA Y BUENOS MODOS

En mi experiencia, cuanta más tecnología tenemos a nuestra disposición, más rudos nos volvemos. Aunque la tecnología se ha vuelto casi omnipresente hoy en día, no significa que esté bien ser descortés con nuestros semejantes. La cortesía común y los buenos modales son lo que nos permite ser humanos los unos con los otros en una sociedad de alta tecnología y poco contacto en constante expansión. Imagínese cómo se sentiría si alguien lo detuviera en el pasillo del trabajo y le dijera: “Gracias por el lindo comentario que hizo sobre mi trabajo en el foro interno de redes sociales de nuestra empresa”.

ALGUNAS RAZONES POR LAS QUE EXISTE EL PROBLEMA

Algunas personas ven una conversación usando tecnología de manera diferente a una interacción en persona. Algunos de nosotros escribimos cosas por correo electrónico, mensajes instantáneos o mensajes de texto que nunca le diríamos a alguien en persona. Dada la facilidad de usar la tecnología para comunicarse, muchas personas se están volviendo inconscientes de cómo su comunicación electrónica hace sentir al destinatario. Según un estudio colaborativo reciente de CPP, Inc. y la empresa Sendmail, el 43% de los empleados ven el correo electrónico como la principal fuente de irritación en el lugar de trabajo. Del mismo modo, el 32% culpa a los mensajes de texto por sus problemas en el lugar de trabajo, el 9% culpa a las redes sociales, otro 9% culpa al teléfono y el 7% ve a los mensajes instantáneos como el principal culpable. El correo electrónico surgió como la principal causa de frustraciones en el lugar de trabajo por las siguientes razones:

  • Respuestas de correo electrónico muy lentas o no
  • Correos electrónicos confusos, poco claros y mal interpretados
  • Correos electrónicos enviados a una gran distribución de personas y destinatarios que utilizan “Responder a todos” para sus respuestas
  • Correos electrónicos largos o demasiados
  • Solicitar más detalles
  • Mala gramática

ALGUNAS RECOMENDACIONES

Suponiendo que la validez del estudio sea correcta, el creciente uso de la tecnología para la comunicación claramente está causando cierta angustia en el lugar de trabajo y en general. Sin embargo, probablemente todos estemos de acuerdo en que no importa cuánta tecnología se use, la cortesía debería ser la regla y no la excepción. Aquí hay algunas cosas que podemos hacer para asegurarnos de usar cortesía y buenos modales comunes al usar la tecnología para comunicarnos:

  • Ten cuidado de tu entorno
    Si se encuentra en una reunión, una sala de cine, un restaurante o cualquier lugar donde esté hablando con tres o más personas, apague su tecnología o al menos ponga sus dispositivos inteligentes en modo de vibración. Si debe hablar por su teléfono móvil cuando hay otras personas cerca, use auriculares o audífonos con micrófono para minimizar las molestias a los que le rodean.

  • Ser receptivo
    Trate de responder a los correos electrónicos que se le envíen directamente. Una buena regla general es responder a los correos electrónicos dentro de las veinticuatro horas cuando corresponda. Si no puede responder dentro de este período de tiempo, al menos envíe un acuse de recibo al remitente de que se recibió su correo electrónico e incluya un período de tiempo en el que responderá. Tenga en cuenta que esta sugerencia se refiere a responder a las personas que conoce o donde es aplicable en general. Por ejemplo, si el correo electrónico es de abogados, entonces no responder puede ser la acción apropiada.

  • Sea breve y al grano
    Mantenga la extensión de los correos electrónicos, mensajes instantáneos, mensajes de texto y llamadas telefónicas lo más breves y precisas posible.

  • Di “gracias” a menudo
    Nunca subestime el valor de decir “Gracias” en todas las formas de comunicación.

  • Utilice “copia oculta” cuando envíe correos electrónicos a grandes distribuciones
    Cuando sea necesario enviar correos electrónicos a una gran distribución de personas, intente poner los destinatarios en el campo “Cco” en lugar del campo “Para”. Si uno o más de los destinatarios utilizan Responder a todos al responder, la respuesta solo llegará a usted como remitente. Sin embargo, si utiliza la opción “Cco”, es útil poner una nota al comienzo de su correo electrónico que identifique a la audiencia general del mensaje. Por ejemplo, cuando envío un correo electrónico a todo mi grupo, pongo a las personas en el campo “Cco” y comienzo mi correo electrónico con una nota que indica que este correo electrónico se envía a todos los miembros de la organización de tecnología de la información. De esta forma, los destinatarios saben en general quién está recibiendo el correo electrónico.

  • Si se puede decir en persona, hágalo
    Si puede hacer su pregunta o entregar su mensaje a los destinatarios en persona, entonces es mejor que lo haga. Por ejemplo, si tiene una pregunta para uno de sus compañeros de trabajo sentado en el cubículo a su lado, intente hacer la pregunta en persona en lugar de usar el correo electrónico, mensaje de texto, mensajería instantánea o teléfono. Solo use la tecnología si es necesario mantener un registro de la conversación o si está sentado en un área tranquila y no quiere molestar a los demás sentados cerca.

Hay muchas otras acciones que se pueden tomar para ser cortés; sin embargo, la acción más beneficiosa es comenzar reconociendo que debemos ser lo más educados posible sin importar qué vehículo usemos para comunicarnos entre nosotros.